Ser produtivo é uma necessidade, seja onde for, na vida pessoal ou profissional. Devemos fazer algo da melhor forma possível levando em consideração os custos e os benefícios; de nada adianta termos uma trabalho extremamente meticuloso para fazer um cubo de gelo perfeito, que levará um grande cuidado no processo e tempo despendido, se o gelo será utilizado somente para resfriar um copo de água, assim como não adianta sermos extremamente rápidos para montar um foguete espacial e o mesmo explodir no lançamento.

Produtividade é o equilíbrio entre o quanto podemos fazer mantendo um padrão equivalente a que se espera do produto final. O grande ponto da produtividade é como aumentá-la sem que o resultado diminua e que o custo aumente, de preferência, se fizermos mais e melhor e gastando menos, nossa produtividade, a grosso modo, aumenta.

Neste artigo daremos 5 dicas para aumentar a produtividade, que servem para qualquer trabalho

Dividir e conquistar: Se uma tarefa é muito complexa e extensa, maior a chance de termos erros ou problemas na sua execução, o que diminui a nossa produtividade. Divida grandes processo em partes menores e faça pequenas avaliações de cada etapa. Retrabalho ou correções de erros diminuem nossa produtividade, tente evitá-los o máximo possível, verificando etapas menores e mais rápidas para que a qualidade ajude na produtividade;

Organize sua organização: Ter processos de verificação do trabalho é fundamental, mas saber a ordem do que deve ser feito e o que foi feito é tão importante quanto os processos, afinal em uma fábrica, seria improdutivo levar um carro para pintura depois do motor e vidros estarem montados na carroceria. Faça um checklist dos processo, de entrada e saída de cada etapa e saiba de onde veio e para onde deve ir.

Seja claro em sua organização: Fazer sinais que somente você identifica para sinalizar um processo ou procedimento não é a melhor forma de ser produtivo. Não corra o risco de não saber o que determinado símbolo queria dizer dois anos atrás ou o qual era a ordem de ações que existia há 5 anos; deixe documentado o que a caneta vermelha queria dizer reprovado e a verde aprovado, coloque em uma planilha, imprima e deixe em local acessível. Se existe uma sequência, escreva em números e não em letras, e tenha uma planilha com todos os números e suas ordens para que mais tarde possa se orientar e a cada alteração, imprima novamente a lista e deixe a antiga salva em um arquivo no computador ou na gaveta. use legendas, explique o porquê do processo ter sido feito daquela forma!

Hoje temos arquivos salvos em nuvens, nada justifica que você deixe de documentar um procedimento!

Conheça o seu ritmo: Se você não sabe quanto tempo gasta para fazer tarefa X, não poderá mensurar o aumento da produtividade desta tarefa. Nem sempre conseguimos estipular exatamente quanto tempo demoramos para a atividade, mas temos uma média e sabemos quais os fatores críticos que fazem com que o tempo aumente. Saber o quanto se demora para pintar uma parede é fundamental para que o pintor saiba que a troca do rolo de tinta X pelo Y foi impactante em sua produtividade, se ele gastar a mesma quantidade de tinta com o mesmo resultado final e gastar menos tempo, ele terá um ganho de produtividade, porém se ele não levar em conta que no dia em que ele marcou o tempo de X estava chovendo e de Y estava um dia seco, ele não terá uma boa métrica. Só você sabe tempo e os percalços do seu trabalho, defina e leve em consideração.

Essa discussão é muito importante, e válida, quando temos movimentos que dizem que você deve se comportar de forma X ou Y para ser produtivo! Desde 2018 vê-se o movimento do chamado Clube das 5, que indica que as pessoas que acordam às 5 horas da madrugada e iniciam seu dia em um determinado ritmo de atividades são mais produtivas! Mas será que funciona? Depende, se você produtiva às 5 horas da madrugada, sim, irá funcionar! Se não for…

O importante é que você conheça e entenda o SEU ritmo de produtividade, o que lhe estimula, o que atrasa, o que ajuda! Autoconhecimento é essencial.

Analise, pense, tente e reavalie: aumentar a produtividade é uma ação presa em um círculo, você sempre pode analisar a sua produtividade, pensar em novas forma de fazer ou de organizar algo, testar novas idéias e reavaliar resultados. É um processo infinito onde sempre podemos pensar em novas formas, que nem sempre serão melhores, às vezes podemos imaginar que se corrermos de um ponto ao outro da empresa seremos mais produtivos, diminuindo o tempo de deslocamento, porém aumentamos o risco de quedas, choques e de perder papéis; mas o pensamento reflexivo sempre é uma boa prática.

Com estas dicas, podemos aumentar nossa produtividade, mas não se engane, não será uma tarefa fácil, o cérebro gosta de segurança e de economizar energia, então tarefas repetitivas são o que ele mais gosta, e repensar o trabalho habitual e aprender novas formas de fazê-lo não é algo fácil, mas com o tempo é recompensador.

Uma dica bônus, fique atento a novas ferramentas, hoje em dia temos sempre algum programa ou aplicativo, com alguma opção nova para nos ajudar no dia a dia de nosso trabalho.